タスクの優先順位を考えることは能動的に生きることにつながる

タスク管理

こんにちは、haLunaです。

たすくまを使い始めて約一か月半が過ぎた。

今のところ順調に、すこぶる順調に記録は続いている。
レビューは一日の最後にグラフを眺めてニヤニヤしてEvernoteに送信するのと、週一回、ざっと眺めなおしてニヤニヤするくらいなのだが、それでも効果は ばつぐんだ!

領域とは?

ところで、たすくまのタグ機能を使って第一~第四領域の割合を記録するようにしている。

第一領域、第二領域って何? という方のために説明をしておくと、
これは、 スティーブン・R・コヴィー著「7つの習慣」にある「時間管理のマトリクス」というもので、簡単に言うと、タスクを重要度と緊急度の軸で4つに分類して優先順位を明確にしよう、というもの。



      緊急         緊急でない  
   重要第一領域

危機への対応
差し迫った問題
期限のある仕事


第二領域

予防
人間関係づくり
新しい機会を見つけること
準備や計画
心身をリラックスさせること 
 重要でない 第三領域

飛び込みの用事、多くの電話
多くのメールや報告書
多くの会議
無意味な接待や付き合い
期限のある催し物
第四領域

取るに足らない仕事、雑用
多くのメール
多くの電話
暇つぶし
快楽だけを追求する遊び

※表を作るのに意外と苦労したw

さて、これらの中で大切にすべきは第二領域といわれている。

第三領域、第四領域

たとえば、第四領域は、ダラダラと目的なくネットを見たりといった時間。
第三領域は、私流に一言でいうと他者に自分の時間を持っていかれる時間だ。

まず、第三領域と第四領域は重要ではないので、減らすことが望ましい。

いっぽう、第一領域と第二領域は重要なこと、意味のあること、よりよい自分に近づくために必要なこと、という区分になる。
しかし第一領域は基本的に「急ぎ」のものなので割り込みタスクになりやすく、計画や自分なりのリズムを崩す要因となりうる。

第一領域:「緊急で重要」って?

私の仕事でいうと、緊急の追加訂正が飛び込みで入ってきたときなどがそうだ。
メールとともに「先にこれやって」と渡されたりすると、自分が進めている仕事を中断せざるをえないことがある。
(これはマスコミ系の仕事ということもあって避けられないものだったりする)

第一領域を考えるポイントは2つある。すなわち、

  • 第二領域を充実させることで、第一領域を極力減らす
  • 第三領域のものを第一領域と思い込まない

第二領域に含まれるもののひとつとして、計画を立てることや時間を見積もることなどがある。
これは、以前書いたこの記事でいうところの時間・空間のシステム化にあたる。

第二領域が第一領域になってしまうケース

あらかじめ決まっている締め切りに対して、余裕をもって計画的に進められていればそれは第二領域のタスクだけど、
計画性なく手当たり次第に進めて締め切り直前になだれ込んでしまうと、ほかのタスクを後回しにしてでも優先するしかなくなる。
こうなると、第二領域のタスクが第一領域になってしまうというわけだ。

そのために、俯瞰で管理するということが大切になってくる。

第三領域が第一領域になってしまうケース

また、急な電話があるとつい受けてしまうものだったり、「急ぎで」と言われると問答無用でYesと答えてしまいがちだったりする。

しかし、その中に本当に緊急のものはどれくらいあるかを考えると、案外、即対応が必要なものはそんなになかったりする。「即」といっても「その日中」だったり「一時間以内」だったり「5分以内」だったり、いろいろだ。

この例で言うと、「5分以内」でない限り、手を止めてそちらにとりかかる必要はない。

中には「すぐやらないと忘れるから」という理由で中断する人もいると思う。これも、手が空いているとき以外はあまりおすすめしない。
あくまで、自分が能動的に立てた計画に沿ってこなし、そのペースを守ることを優先するのがよいと考える。

そうは言っても私も忘れるのがとても怖い人なので、手元に「なんでもメモ」を置いておいてある。備忘録というやつである。これは紙でもスマホでもいい。とにかく、忘れずに見返すことができて一か所にまとまっていることが大事。
余計な分類は一切しなくてよいけど、できることなら「必ず今日やるもの」と「明日以降でよいもの」くらいは分けて書いておく。
新規のタスクは基本、明日以降と考えるほうが、自分のペースが守れる。

そして、「急ぎで」と言われても、よほどでない限りはNoと言うことが大切。これは、会社員でもフリーランスでも同じ。
普通のテンションでばんばん断りましょう。

こういう癖をつけておくと、第三領域を第一領域にしてしまう事態を防ぐことができる。

第二領域を増やすことは、能動的な時間を増やすこと

自分でも、改めてこうして書いてみて気がついたことだったけど、第二領域を増やしましょうといわれる理由はまさに、能動的な時間を増やすことにあるのだと思う。

たすくまを回して「さあ、今からは○分間、これをやる時間」と意識的になることも、睡眠時間を見て自分の体調と照らし合わせてみることも、すべて時間に追われるのでなく、時間に対して能動的であるということにつながる。

ちょっと大げさかもしれないけれど、時間は、イコール人生そのものでもある。

今日という日を能動的に過ごすことは、人生を能動的に過ごすこと。
そして、能動的であるということ、主体的であることが、自分に対する納得感をもたらしてくれるのではないかと思う。



次回は、実際に第一~第四領域までを振り分けてみて気がついたこと、自分の認識のズレがあったところなどについて書きます。

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